Cómo hacer proyectos exitosos

Todos queremos diseñar y ejecutar proyectos exitosos, para ello les presento experiencias y teoría para lograrlo.

Antes que nada, debemos entender qué es exactamente lo que queremos lograr, es decir, de qué se trata nuestro proyecto, cuál es el objetivo, si es una ampliación de planta, si es una transferencia de tecnología, si es la implementación de un nuevo proceso, la instalación de maquinaria, si es un nuevo negocio o si vamos a abrir un canal de venta, etc.

Una vez que tengamos nuestro objetivo determinado, el paso siguiente es elaborar, basado en nuestro objetivo, las especificaciones de requerimientos de usuario (ERU), con ello se desglosa el objetivo de acuerdo a lo que se va a necesitar, por ejemplo:

• El objetivo es realizar una ampliación de un área de producción de manera que se incluyan esclusas de personal y de materiales separadas e independientes para evitar mezcla de flujos de personal y materiales.
• Con base en este objetivo, el paso siguiente es desarrollar los requerimientos de usuario, es decir, preguntarnos entre varias cosas lo siguiente:
  • ¿El área específica para que se va a utilizar?
  • ¿Qué procesos se realizarán?
  • ¿El espacio es suficiente para el proceso?
  • ¿Los procesos que se realizaran el tiempo, son adecuados? ¿Hay mejoras?
  • ¿El flujo de las materias primas es suficiente? ¿Se puede mejorar?
  • ¿El proceso de limpieza cómo es? ¿Se puede mejorar?
  • ¿Las alturas de las áreas son adecuadas?
  • ¿Habrá que alinear los requerimientos con los acabados esperados para el área, de acuerdo a las normas NOM59, NOM241, etc.?
  • ¿Revisar las condiciones de seguridad requeridas, es aprueba de explosión, debe estar aterrizada? ¿Se manejarán polvos? ¿Cuáles son los riesgos de seguridad?
  • Por otro lado, hay que revisar también los flujos de personal, materiales y desechos, solventes (si aplica) cantidades y espacios físicos.
  • ¿El área mantendrá o deberá mejorar su clasificación? ISO 5,6,7, etc.
  • ¿Qué servicios requiere o requerirá en un futuro? Vapor, aire comprimido, nitrógeno, etc.
  • También hay que revisar la iluminación, ¿cumple la normatividad, es lo que se necesita?
  • Al definir el área, ¿cuáles son los requerimientos de voz y datos?
  • ¿La energía eléctrica requerida se modifica o mejora?
  • ¿La estructura del cuarto cumple con los requisitos de construcción o hay que hacer ajustes?

Una vez elaboradas las preguntas y establecer sus respuestas, se deben investigar las normas y su cumplimiento, con ello, iniciar la elaboración de las Especificaciones de requerimientos de usuario, mismas que deberán ser lo más detalladas posible, para evitar dudas o modificaciones durante la ejecución o, peor aún, al final de proyecto o durante la ejecución rutinaria.

Para lograr revisar todos los factores, de cumplimento, también se recomienda realizar una evaluación de riesgos, dado que para el cumplimiento del objetivo se necesita alinear que dichos requerimientos mitiguen los riesgos potenciales de la operación de dicha área, con esto, se podrán tomar decisiones que permitan la mitigación de riesgos o, bien, de aceptar los que se consideren y con esto ajustar los requerimientos de usuario.

En mi experiencia, este proceso, en muchos casos se minimiza o no se le da la importancia que requiere, lo que provoca que a futuro existan muchos ajustes durante la ejecución del proyecto o, bien, después de terminado el proyecto o en la ejecución de procesos de rutina, con ello se tengan que realizar mitigaciones de riesgo que generen un mayor gasto a la compañía o provoquen acciones de repetir algunos trabajos, etc.

Por otro lado, considerando la teoría de manejo de proyectos, las fases más comunes son:

• Inicio proyecto
  • Objetivo del proyecto, problema a resolver, mejora, etc.
  • Acta de proyecto y su alcance.
  • Equipo de trabajo, roles y responsabilidades.
• Planificación
  • Desarrollo conceptual y Estudio de viabilidad.
  • Requisitos del cliente y Análisis de riesgos.
  • Desarrollo de soluciones.
  • Diseño y Prototipo.
  • Plan de trabajo.
• Ejecución
  • Ejecución y Construcción, de acuerdo al plan.
  • Pruebas o evaluaciones de acuerdo a las ERU.
• Monitoreo y Control
  • Monitoreo de avances, revisión de hitos, entrega de fases o procesos
• Cierre
  • Lecciones aprendidas, documentación y mejoras.

Como se puede observar, el proceso inicial de definición y planeación es clave para la ejecución satisfactoria.

Con el objeto de dar inicio a cualquier proyecto, es clave establecer un proceso de manejo o gobierno del mismo, para cualquier proyecto es clave identificar un líder de proyecto que permita a la organización establecer las actividades y los procesos en su ejecución, tiempo y gasto correcto, permitiendo que el equipo, los integrantes así como la Alta Dirección, conozcan el proceso y se puedan tomar y escalar las decisiones que sean necesarias de acuerdo a la políticas de la empresa, o bien, éstas sean definidas en el mismo proyecto.

Considerando lo anterior, debemos establecer un acta de proyecto con alcance y responsabilidades de los equipos de trabajo, la cual se muestra a continuación, es decir, un documento que indique lo siguiente.

Proyecto 1

Este documento debe ser conocido por la organización y estar autorizado por los patrocinadores del proyecto (Dir. General, Dir. de Operaciones, Dir. de Finanzas, etc.) según corresponda a las políticas y los procedimientos de la organización.

Las etapas siguientes, crecen en complicación y se requiere que el líder administre a los integrantes solicitándoles justamente las especificaciones de requerimientos de usuario, lo cual se deberá integrar en un documento, mismo que será la base de lo que se espera como entregable del proyecto.

El siguiente paso es determinar el equipo de trabajo y, para ello, se deben considerar las áreas o disciplinas que se determinaron en el documento de objetivo y alcance.

Por ejemplo, si el proyecto es un para ampliar un área de manufactura farmacéutica, como es nuestro ejemplo, tendremos que buscar en la organización o fuera de ella, expertos en las disciplinas que nos permitan definir los requerimientos de usuario que cumplan el propósito de la ampliación dentro del marco regulatorio, que sea funcional, que cumpla las regulaciones de buenas prácticas de fabricación, que cumpla los aspectos de seguridad, que sea ergonómica, que los espacios permitan la limpieza, etc.

Por lo tanto, las personas asignadas deben tener el conocimiento para desarrollar los requisitos específicos y, de ser necesario, también es conveniente tener expertos externos, de quienes se pueden tomar algunos consejos y sugerencias.

También es importante evaluar el tiempo que tendrán que dedicar al proyecto, por ejemplo, el líder prácticamente se debe dedicar 70-100% del tiempo dependiendo de la complejidad, los demás integrantes entre un 40-60% dependiendo de la complejidad del proyecto, por lo que, al considerarlo, las actividades de rutina de estos integrantes deberán ser delegadas a otros, o bien, contratar recursos adicionales durante un tiempo determinado.

Finalmente, los integrantes deben contar no sólo con la experiencia técnica sino también con otras competencias de actitud que permitan la comunicación, el trabajo en equipo, colaboración, etc.

Con ello, es muy importante decidir las personas de cada disciplina que participaran en el proyecto, revisar sus características de liderazgo, comunicación, trabajo en equipo y colaboración, entre otros.

De ser necesario y dependiendo de la complejidad y tamaño del proyecto, se sugiere incluir algunos cursos o actividades que desarrollen estas características en el equipo de proyecto, y también monitorear estos procesos humanos durante todo el proyecto, para administrar y coadyuvar su éxito a través de la gente, que es la clave para la ejecución de proyectos.

Con esto terminamos la primera parte del desarrollo de proyectos exitosos, en la siguiente entrega discutiremos el proceso de planeación.

Por Enrique Blanco