Los ejecutivos de la Alta Dirección tienen la obligación de estar al pendiente del manejo de los recursos económicos de las empresas y, generalmente, no desean invertir en el departamento de Control de Calidad porque consideran que es un gasto y no una inversión, lo que está lejos de la realidad, ya que esta inversión permite conocer si los procesos de fabricación se están desarrollando correctamente, con la finalidad de que el producto final tenga de manera consistente las cualidades que ofrecen al mercado y, en consecuencia, su permanencia.
Por lo anterior, el análisis de los costos de calidad tiene cada vez más importancia en la gestión empresarial, uno de los objetivos principales es el incremento de la competitividad y productividad; ya que las organizaciones sufren importantes pérdidas de potencial humano y económico motivado por los costos de calidad. La calidad que perciben los clientes afecta directamente al retorno sobre la inversión (ROI).
En la actualidad, el análisis de los costos de calidad es una excelente herramienta que permite a la empresa la toma de medidas de tipo estratégico.
Conocer el ahorro en costos tiene un efecto importante para la Alta Dirección, pues permite saber los recursos que son necesarios para el mantenimiento y la mejora de la calidad, y sugiere la cantidad que deberá ser invertida en dichas actividades.
Hoy en día, no se puede hablar de gestión de la calidad total sin hablar de una continua reducción de costos. Los costos de calidad en empresas que no están concienciadas de la calidad pueden llegar a ser muy elevados y, no necesariamente, son visibles en la cuenta de resultados; por lo cual, lo primero que se debe hacer es identificarlos y medirlos para tomar conciencia del problema y, así, justificar las inversiones que se deben desarrollar para reducirlos.
Para implementar una estrategia de reducción de los costos de calidad debemos identificar en que área(s) se gasta más el presupuesto asignado; identificando, primero que nada, cuáles son todos los costos ocasionados para la obtención de un producto o servicio idóneo en calidad a las necesidades del usuario. Por lo tanto, los costos de calidad son aquellos en los que la empresa haya incurrido para prevenir y controlar que el producto o servicio sea entregado al cliente en las condiciones óptimas, así como todos los costos ocasionados por defectos del producto o servicio, cuando son detectados por la organización y también cuando son detectados por el usuario, teniendo en cuenta en este caso los posibles costos intangibles ocasionados por la pérdida de imagen de la organización.
También serán considerados como costos de calidad, los realizados por un “exceso de calidad” de los productos o servicios que el cliente no la exige y realmente no aumenta el valor agregado al producto.
Así mismo, también consideramos como costos de calidad todos los ahorros de costos que se pueden producir en la organización por el aumento de productividad, ocasionados por una buena organización, mentalización y participación de todos los miembros de la compañía en el proceso de elaboración del producto o servicio, desde el diseño hasta el servicio postventa, incluyendo el ahorro de costos que pueda producirse por la buena imagen de la empresa en calidad.
En este artículo, se describe únicamente dos estrategias para ahorrar los costos de calidad en el Laboratorio de Calidad, que cuando se implementan con una buena planeación y con personal altamente capacitado para desarrollarlas, se tiene una alta probabilidad de éxito.
Estrategia No. 1. “Control en el manejo de los inventarios de Insumos”
Una de las estrategias bien conocida en los laboratorios de Control de Calidad que permite reducir los costos de calidad, se encuentra en el buen manejo de los inventarios de todos sus insumos, utilizados tanto para los análisis Fisicoquímicos como para los Microbiológicos.
En varias auditorías realizadas a los Laboratorios de Control de Calidad pude observar el mal manejo de los inventarios de insumos en ambos casos (Fisicoquímicos y Microbiología), como son:
- Reactivos, estándares de referencia y medios de cultivo, caducados.
- Reactivos, estándares de referencia y medios de cultivo, en condiciones de almacenamiento (luz, incompatibilidad química, temperatura), diferentes a las recomendadas, los cuales deben ser retirados y no utilizados para análisis debido a la posible degradación que hayan sufrido.
- Cantidades excesivas de algunos insumos.
- Insumos sin fecha de caducidad guardados por muchos años.
- Columnas cromatográficas faltantes o en cantidades excesivas para la cantidad de análisis.
- Columnas y reactivos obsoletos.
Debido a lo anterior, es indispensable evaluar y mantener un adecuado inventario para evitar el desperdicio de recursos y el desahogo de los almacenes de dichos insumos.
Cuando se lleva a cabo correctamente la evaluación de la cantidad de insumos en el inventario, nos permite:
- Disminuir en la medida de lo posible, la cantidad de insumos, restringiéndolos a los realmente necesarios.
- Evitar insumos repetidos (ej. por sinonimia).
- Definir cuál es el uso de cada uno de los insumos.
- Revisar y ajustar el stock de cada insumo (definir stock mínimo para pedidos en forma estandarizada), minimizar stock y evitar urgencias como forma de racionalizar el gasto.
- Analizar las tendencias de consumo en el tiempo, considerando si se trata de usos habituales o puntuales (fluctuaciones de uso, por ejemplo, por campaña de producción, estacionales, actividades especiales como transferencia, validaciones de proceso, calificación de instalaciones, lanzamientos de nuevos productos, validación de métodos analíticos, etc.).
- Evitar vencimientos.
- Trabajar con los proveedores para mejorar el costo, la forma de entrega (pedidos programados) y evitar almacenamientos innecesarios.
- Desarrollar y validar métodos y técnicas analíticas para minimizar consumo de reactivos o reducir el tiempo de análisis que permitan utilizar menos reactivos y disolventes y/o químicos menos peligrosos desde el punto de vista de seguridad, salud y/o ambiental o usar columnas cromatográficas más eficientes que consuman menos disolventes (fase móvil) que, por lo general, son de alto costo.
En la mayoría de los laboratorios, la gestión del inventario de consumibles (incluyendo los químicos) es subestimada y realizada en forma manual, a través de planillas de cálculo. La aplicación de proyectos de mejora y las herramientas informáticas pueden contribuir en forma significativa a cumplir y mantener objetivos de ahorro duraderos y sustentables.
En la actualidad, existe software a la venta que nos permite llevar un control de los insumos de laboratorio, que tienen muchas ventajas y minimizan errores que nos conduzcan a tener altos costos de calidad, dentro de las cuales están:
- Utilizar sistemas informáticos con posibilidad de escanear contenedores individuales, sistemas visuales.
- Trabajar en orden y limpieza (implementar prácticas como 5S, Kanban), optimizar ubicaciones y acceso a los envases abiertos.
- Optimizar el uso del criterio de “primeros en expirar primeros en salir” (FEFO).
- Implementar y mantener indicadores asociados a la gestión de tiempos y número de análisis de los Químicos Analistas.
- Analizar datos para la toma de decisiones en la gestión para las compras y la evaluación de proveedores.
- Generar concientización y participación activa de los equipos de personas involucradas con el inventario (en distintas funciones organizacionales) para buscar oportunidades de mejora y sostener los controles definidos.
- Considerar perspectiva del Ciclo de vida: pensar en las entradas de los insumos como forma de minimizar las salidas (ej. atención en el consumo de reactivos y medios de cultivo para minimizar los residuos peligrosos).
- Llevar el control de cambios de manera real, en cuanto a un proveedor o si se requiere cambiar la marca y tipo de insumo, manteniendo el control de las altas y bajas en los insumos.
- Tener con precisión el control de inventarios de cada insumo.
Una vez actualizado el sistema de inventario de los insumos, es de suma importancia asegurar su mantenimiento en tiempo real, es ahí donde muchos de estos proyectos fracasan, debido a que no se da seguimiento a los registros de salida de los insumos, lo que permite que el inventario en el sistema de cómputo no corresponda con el inventario físico, también pueden fallar porque no se elaboran buenos procedimientos normalizados de operación (PNO) y/o durante el proceso de inducción de nuevos integrantes en el equipo del laboratorio no se les capacita ni se califica correctamente.
Además, se debe implementar dentro del Manual de Buenas Prácticas de Laboratorio (BPL) la verificación del cumplimiento a través de revisiones periódicas físicas del inventario y las recorridas planificadas de revisión de los procedimientos implementados.
Estrategia No. 2 “Implementación de nuevos equipos”
Otra estrategia para ahorrar costos en el Laboratorio de Control de Calidad es la revisión e implementación de nuevos equipos de laboratorio que permitan tener mayor productividad y veracidad en los resultados que emite el laboratorio.
La Food and Drug Administration (FDA) promueve una iniciativa e introduce el concepto de Tecnología Analítica de Procesos, “Process Analytical Technology” (PAT, por sus siglas en inglés), que tiene como objetivo incorporar al proceso analítico nuevas tecnologías que aporten un mejor y más amplio conocimiento del proceso, reduzcan el tiempo de análisis y aumenten la eficacia, eficiencia y, por ende, la productividad.
Un plan de negocios es una serie de actividades relacionadas entre sí para el comienzo de un proyecto con un sistema de planeación, tendiente a alcanzar metas determinadas, por lo que se deben plantear una serie de preguntas encaminadas a obtener la información necesaria para la evaluación del riesgo y la factibilidad económica de cualquier proyecto de capital. Algunas de las preguntas que se debe hacer antes de tomar la decisión de comprar el equipo son:
- ¿Qué meta se desea alcanzar?
- ¿Con qué equipo o equipos se requiere(n) adquirir para lograr la meta?
- ¿Cuánto requiero analizar (pronóstico) para un plan de al menos cinco años?
- ¿Cuánto cuesta el o los equipos que requiere el proyecto?
- ¿En cuánto tiempo se puede recuperar la inversión?
- ¿Qué requisito debe cubrir el o los equipos que requiero adquirir?, en función de la capacidad analítica y tipo de análisis que se tiene actualmente, ejemplo: si requiere detector por UV/VIS/INFRARROJO; si se requiere con automuestreador o inyección manual, con temperatura o con cámara refrigerada para la columna cromatográfica.
- ¿Qué requisitos legales necesito cumplir para la adquisición y puesta en operación de los equipos para cumplir con las Buenas Prácticas de Laboratorio (BPL)?
- ¿Qué requisitos necesito cumplir para que se tenga el espacio e instalaciones necesarias para su correcto funcionamiento?
- ¿Qué requisitos de calificación y validación se deben contemplar para que el o los equipos puedan ponerse en marcha? (¿calificación de instalación IQ, calificación de operación OQ y calificación de desempeño PQ? ¿Estos requisitos se realizarán por un proveedor externo o se hará internamente?)
Utilización del personal calificado y con buena experiencia para lo anterior se deben establecer programas de formación y entrenamiento que contribuyan a desarrollar los conocimientos y habilidades de cada persona para comprender y hacer frente a los riesgos principales, así como a la tarea importante y de creación de equipos de trabajo, generalmente en una empresa, se conforma el comité de validación.
Si en la fase de planeación y en el análisis de riesgos dan como resultado que existe una alta probabilidad de éxito y que la recuperación de la inversión de capital se da en el tiempo que la empresa tiene estipulado, se puede decidir si es rentable o no un proyecto.
Con los requerimientos de usuario y los de diseño se realiza la Calificación de Diseño por el propietario del proyecto, el alcance deberá proporcionar suficiente detalle para identificar todos los elementos claves y reconocer cualquier punto que pueda afectar el cumplimiento a las BPL.
Se revisa si es un proveedor único o hay varios proveedores y se procede a adquirir el equipo evaluando los factores de calidad, servicio y costo de mantenimiento, así como oportunidad, lo que significa que el servicio y las refacciones para el mantenimiento estén cerca y a precio razonable y que la capacitación sobre el manejo del equipo esté accesible al laboratorio. Si el proveedor cuenta con validación de software en caso de necesitarse.
Una vez que se recibe el equipo solicitado, se debe dar seguimiento a la Calificación de la Instalación (IQ) de acuerdo a lo indicado en el protocolo de calificación para asegurar que las instalaciones, los sistemas de medición y el control del equipo estén de acuerdo al diseño original y que cumplen con las especificaciones previamente establecidas durante la investigación del mismo.
De la misma manera, se realiza la calificación de la operación (OQ), en donde se demuestra que el equipo opera consistentemente y cumple con los parámetros establecidos en el diseño del mismo.
Por último, se lleva a cabo la calificación del desempeño (PQ), en donde se demuestra que el equipo realiza sistemáticamente su función, cumpliendo con los criterios de aceptación que fueron establecidos durante la investigación y justificación del proyecto.
Una vez puesto en marcha el o los equipos adquiridos, se debe comenzar con la cuantificación real de la reducción de costos, evaluada al principio del estudio de factibilidad económica, registrar el cumplimiento de las metas e implementar el Cost Improvement Program (CIP, que significa Programa de Mejoramiento de Costos).
El informe final deberá contar con suficiente información que permita soportar que el proyecto de mejoramiento de costos en el Laboratorio de Control de Calidad a través de la adquisición de equipos de laboratorio, esté en cumplimiento.
Estas dos estrategias son las más recomendadas para generar el ahorro de costos en el Laboratorio de Control de Calidad, entre otras estrategias existentes, pero que no aportan mucho en el mejoramiento de costos.
Por experiencia propia, recomiendo realizar ambas estrategias mencionadas para lograr una optimización en los costos analíticos.
En el caso de la segunda estrategia, aplica para equipos tanto en Fisicoquímicos como en los utilizados en Microbiología ya que, haciendo un buen análisis de factibilidad económica, cualquier equipo que permita incrementar la productividad y seguridad del laboratorio puede ser sujeto a estudio de Mejora de Costos.
Por Luis Arjona
