Comunicado. El crecimiento de las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) mexicanas dedicadas a la comercialización y distribución de medicamentos e insumos médicos depende cada vez más de su capacidad para tomar decisiones estratégicas basadas en información precisa y oportuna. Sin embargo, a medida que las operaciones crecen y adquieren mayor complejidad, contar con información confiable y actualizada se convierte en un desafío que, de no gestionarse adecuadamente, puede comprometer la capacidad de respuesta, la rentabilidad y las oportunidades de crecimiento de las empresas.
Datos del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), citados en El poder de los datos: Impulsando la transformación digital de las PyMEs de América Latina, señalan que más del 70% de las PyMEs en América Latina toman decisiones financieras sin respaldo en datos. Y es que la información necesaria para tomar esas decisiones continúa distribuida entre archivos de Excel, plataformas de facturación, sistemas contables independientes y registros que se actualizan manualmente.
“A medida que una farmacia o empresa distribuidora de medicamentos e insumos médicos crece, también aumenta la complejidad de sus operaciones y la cantidad de información que necesita administrar. Por ello, es fundamental contar con herramientas tecnológicas que permitan integrar y centralizar la información para disponer de esta en tiempo real, lo que facilita la planeación del abastecimiento, la optimización de inventarios y la toma de decisiones”, señaló Carlos Castellanos Leal, director Comercial y de Servicio de Castelec Internacional, empresa mexicana de tecnología especializada en el desarrollo de software empresarial, con más de 30 años de experiencia.
Si bien no existe un tamaño de empresa ni un número de sucursales que determine por sí solo cuándo es necesario adoptar una solución más robusta para gestionar la información, Castellanos señala que hay indicadores claros de que las herramientas actuales han dejado de responder a las necesidades del negocio. Para las PyMEs dedicadas a la comercialización y distribución de medicamentos e insumos médicos, esta necesidad suele hacerse evidente cuando el control de inventarios, la gestión de pedidos, el seguimiento de lotes y caducidades o la coordinación entre almacenes y puntos de venta requieren cada vez más tiempo y esfuerzo.
¿Cómo saber si la empresa ya necesita soluciones como un ERP? La respuesta está en reconocer aquellos procesos que necesitan mayor integración, automatización y visibilidad para sostener el crecimiento del negocio. La misma información se captura varias veces. Los pedidos se registran en el área comercial, almacén lleva un control independiente de las existencias y administración vuelve a ingresar los datos para facturar. Centralizar estos procesos en una sola plataforma permite mantener la información actualizada y mejorar la coordinación entre las áreas involucradas.
No existe una visión integral de inventarios, lotes y fechas de caducidad. Cuando la información sobre existencias, productos próximos a vencer, costos de adquisición y movimientos entre almacenes o sucursales se encuentra dispersa, resulta más complejo planear. Contar con información centralizada y actualizada permite optimizar la rotación de medicamentos, dar seguimiento a los lotes y tomar mejores decisiones de abastecimiento.
El crecimiento exige mayor control de pedidos y entregas. A medida que aumentan los clientes, proveedores, productos y puntos de distribución, también crece la necesidad de coordinar las operaciones comerciales y logísticas. Integrar la gestión de pedidos, inventarios, facturación y distribución facilita el seguimiento de cada operación, mejora la precisión en el surtido y contribuye a cumplir oportunamente con los compromisos de entrega.
Los reportes operativos y financieros requieren demasiado tiempo. Automatizar los reportes y disponer de indicadores actualizados facilita el análisis del desempeño comercial y financiero, así como la identificación de oportunidades de mejora.
Las áreas operan con información desconectada. Si ventas desconoce las existencias disponibles, compras no cuenta con información sobre la demanda y almacén carece de visibilidad sobre los pedidos pendientes, la coordinación de las operaciones se vuelve más compleja. Una plataforma integrada permite conectar los procesos comerciales, administrativos y logísticos.
Para las PyMEs del sector, superar estos desafíos requiere integrar la información para tomar mejores decisiones y crecer. Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) permiten conectar ventas, compras, inventarios, distribución, facturación y finanzas en una sola plataforma, facilitando el control de las operaciones.
Sin embargo, el directivo de Castelec Internacional advierte que adoptar un ERP no resuelve por sí solo los desafíos de gestión. “La integración tecnológica debe responder a los problemas operativos de cada organización y no convertirse en un proyecto de digitalización sin objetivos definidos”.
En este sentido, recomienda comenzar por los procesos de mayor impacto en la operación y la rentabilidad. Para farmacias y distribuidoras, las prioridades pueden ser integrar ventas, inventarios y compras, mejorar la rotación de medicamentos, anticipar necesidades de abastecimiento y fortalecer la coordinación entre almacenes y sucursales.
Definir estas prioridades facilita una implementación gradual, alineada con los procesos y capacidades de la empresa. Por ello, al evaluar qué ERP conviene para una PyME que está creciendo, Castellanos destacó la importancia de considerar su adaptación al sector farmacéutico, capacidad de integración, escalabilidad y disponibilidad de soporte técnico especializado.
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